Microsoft Outlook est sur le poste de travail de l’utilisateur, un verrou important à la migration vers les logiciels libres. Un verrou à la fois technique, marketing et psychologique. Outlook, c’est un peu la messagerie doudou, celle que l’on ne peut se résoudre à jeter. Objectivement, si l’on se place dans le contexte d’une utilisation professionnelle de la messagerie, des fonctions d’agenda et de contacts, il n’y a pas grand-chose à lui reprocher. Encore moins lorsqu’Outlook est adossé à un serveur Microsoft Exchange et prend une dimension collaborative. Le combo Outlook pour le poste de travail, Outlook Web Access pour un accès nomade depuis un navigateur web et la synchronisation via ActiveSync avec les smartphones est particulièrement efficace.

Restons dans le cas d’un usage couplé d’Outlook et de Microsoft Exchange. Une récente demande de la part d’un prospect était la mise en place d’un serveur de messagerie collaborative open source couplé à Outlook pour le poste de travail. J’ai bien sûr demandé si le remplacement d’Outlook était envisageable. Le prospect n’a pas dit non, mais il souhaitait connaître l’impact pour ses employés, et si la solution alternative serait facile à adopter. Car ses employés, il ne souhaite pas les perturber avec trop de changement dans les outils informatiques qu’ils utilisent. L’ajout d’une fonction d’agenda partagé lui semblait un beau challenge.

J’ai refait un petit tour des logiciels de messagerie collaborative open source du marché pour voir où elles en étaient sur le couplage avec Outlook. Je me souviens par le passé avoir déjà souffert sur des projets de migration avec la mise en œuvre d’extensions destinées à permettre la synchronisation des agendas et des contacts.

Voici ce que j’ai pu trouver à ce jour pour les principales messageries collaboratives open source.

Bluemind propose un connecteur Outlook pour les clients disposant de la souscription professionnelle. Une fois installé, il permet d’utiliser l’agenda et les contacts de façon synchronisée avec le serveur BlueMind. Pour les emails, c’est le protocole IMAP qui assure la synchronisation.

Kolab propose plusieurs solutions selon la version d’Outlook. Tout d’abord pour les emails c’est là aussi le protocole IMAP qui est proposé. Pour les agendas et contacts, plusieurs solutions s’offrent à vous. Si vous disposez d’Outlook 2013, il est possible d’utiliser le protocole ActiveSync. Sinon, il existe un connecteur payant OutlookDAV utilisant les protocoles CalDAV et CardDAV. Un autre connecteur également payant est celui de la société Bynari.

OBM-Groupware propose OBM-Sync. Il s’agit d’un connecteur permettant de synchroniser les agendas, contacts et tâches. Les emails seront synchronisés en IMAP.

SOGo fournit un support natif de Microsoft Outlook grâce à l’utilisation du projet OpenChange développé par la société Inverse (la même que celle qui développe SOGo). Cependant si l’on prend la peine de lire la documentation, des limitations apparaissent dans le support de certaines fonctionnalités et ce ne sont pas des « détails ». Par exemple, les catégories ou les listes de diffusions des contacts ne fonctionnent pas. Le groupware proposant également les protocoles CardDAV et CalDAV, il est envisageable d’utiliser, le protocole IMAP et le connecteur payant OutlookDAV comme pour Kolab.

Zarafa propose un connecteur dans le cadre de la souscription, dont l’arrêt de la maintenance semble programmé pour mai 2016. À partir de cette date, c’est le module Z-Push qui fournit le support du protocole ActiveSync qui prendra le relais. Il est également possible de passer par les protocoles IMAP et CalDAV. Par contre, le protocole CardDAV n’est pas supporté en standard.

Zimbra propose également un connecteur Zimbra Collaboration Suite Connector for Outlook. Il gère la synchronisation des emails, agendas et contacts. À noter qu’il n’est disponible que dans l’édition professionnelle (donc payante). Si vous utilisez la version open source, il faudra mettre en œuvre les protocoles IMAP, CalDAV et CardDAV.

Il se peut que des imprécisions ou inexactitudes se soient glissées dans cette revue. N’hésitez pas à compléter/corriger en commentaire.

Premier constat : si vous voulez continuer d’utiliser Outlook, il vous faudra payer. Ceci ne représente pas forcément un surcoût selon les outils, dans la mesure où, pour une entreprise, prendre un contrat de souscription pour disposer d’un support (et donc des connecteurs) est une pratique courante, voir, fortement recommandée.

Cependant, la question de la fiabilité de ces connecteurs introduit toujours un doute dans l’esprit du futur utilisateur. Un doute qu’il n’est pas facile de lever. Les retours d’expérience ne sont pas légion sur le web et il faut souvent se contenter de l’affirmation de l’intégrateur ou de l’éditeur.

À titre personnel, je reste méfiant et je préfère tenir un discours assez clair à mes prospects et clients. Si vous voulez utiliser Outlook, sachez que cela implique un coût pour une couverture fonctionnelle qui ne sera pas 100 % de celle du couple Outlook plus Exchange. Attendez-vous à de possibles désagréments. De plus, je trouve qu’Outlook lorsqu’il fonctionne avec le protocole IMAP perd en ergonomie et peut également dérouter l’utilisateur habitué à un fonctionnement avec le protocole POP3 par exemple ou Exchange.

Passé cet avertissement, je reste convaincu que l’utilisation d’une messagerie collaborative open source implique de renoncer à Outlook. Il faut basculer à Thunderbird et son extension d’agenda Lightning avec la mise en œuvre de protocoles standards et ouverts comme IMAP, CalDAV et CardDAV.

Une autre approche possible est de n’utiliser que les clients web qui ont fortement progressé en terme d’ergonomie. Certains clients web comme celui de BlueMind fonctionnent également en mode déconnecté. Le smartphone ou la tablette jouent alors le rôle de complément lorsque l’on est en mode déconnecté. Une autre alternative pour le poste de travail est la version Windows de Kontact sur laquelle je vous ferais un retour prochainement.

Le saviez-vous ?

Le protocole CalDAV offre une synchronisation bidirectionnelle des rendez-vous d’un agenda ou des tâches associées. À noter que la gestion des disponibilités pour l’organisation des rendez-vous ne fait pas partie des fonctionnalités de ce protocole. Pour obtenir cette fonctionnalité, il faut mettre en œuvre des mécanismes complémentaires pour accéder aux disponibilités des personnes que vous souhaitez inviter. L’accès à leur calendrier au format iCalendar est une solution par exemple, mais sa mise en œuvre concrète peut poser pas mal de difficultés.

Le protocole CardDAV offre une synchronisation bidirectionnelle des contacts d’un carnet d’adresses.

Article original écrit par Philippe Scoffoni le 22/06/2015. | Lien direct vers cet article

Cette création est mise à disposition sous un contrat Creative Commons BY à l'exception des images qui l'illustrent (celles-ci demeurent placées sous leur mention légale d'origine).

Je ne sais pas si le titre est très clair, mais il recouvre un mécanisme particulièrement utile pour simplifier la vie des utilisateurs de messagerie et soulager les supports informatiques. Si vous utilisez Thunderbird, vous avez dû remarquer que lors de la configuration de votre compte, il cherchait à déterminer automatiquement les paramètres serveur.

Cette opération se réalise à partir de l’adresse email que vous avez saisie pour votre nouveau compte de messagerie. Le mécanisme utilise plusieurs méthodes :

1. Une base de données ISPB gérée par Mozilla ;
2. Un fichier de configuration mis à disposition par votre hébergeur de messagerie ;
3. Un fichier de configuration sur votre poste local ;
4. La devinette, Thunderbird essaye de combiner smtp ou imap avec le nom de domaine de votre messagerie ;
5. La configuration manuelle en dernier ressort ;

En ce qui me concerne, c’est la méthode numéro 2. Les composantes de la solution sont simples (pour un administrateur système ! ) :

• Un nom de serveur à ajouter sur le DNS de votre nom de domaine : autoconfig.example.com ;
• Un serveur web sur lequel va pointer l’enregistrement que nous venons de créer ;
• La configuration d’un virtual host sur le serveur web pour gérer les requêtes sur http://autoconfig.example.com ;
• Un fichier de configuration XML décrivant les paramètres de configurations possibles de la messagerie dont un exemple suit. Ce fichier doit s’appeler config-v1.1.xml et être placé dans une sous-répertoire dénommé mail.

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<clientConfig version="1.1">
  <emailProvider id="example.com">
    <domain>example.com</domain>
    <displayName>Services example.com</displayName>
    <displayShortName>example.com</displayShortName>
    <incomingServer type="imap">
      <hostname>imap.example.com</hostname>
      <port>993</port>
      <socketType>SSL</socketType>
      <authentication>password-encrypted</authentication>
      <username>%EMAILADDRESS%</username>
    </incomingServer>
    <incomingServer type="imap">
      <hostname>imap.example.com</hostname>
      <port>143</port>
      <socketType>STARTTLS</socketType>
      <authentication>password-encrypted</authentication>
      <username>%EMAILADDRESS%</username>
    </incomingServer>
    <incomingServer type="pop3">
      <hostname>pop3.example.com</hostname>
      <port>995</port>
      <socketType>SSL</socketType>
      <authentication>password-cleartext</authentication>
      <username>%EMAILADDRESS%</username>
    </incomingServer>
    <outgoingServer type="smtp">
      <hostname>smtp.example.com</hostname>
      <port>587</port>
      <socketType>STARTTLS</socketType>
      <authentication>password-encrypted</authentication>
      <username>%EMAILADDRESS%</username>
    </outgoingServer>
   </emailProvider>
</clientConfig>

Si vous avez bien travaillé, le fichier doit être accessible à l’URL : http://autoconfig.example.com/mail/config-v1.1.xml

Il ne vous reste plus qu’à faire un test depuis Thunderbird pour vérifier que tout fonctionne bien. A noter que d’autres logiciels de messagerie, libre évidement, exploite aussi ce fichier de configuration s’il existe. Je n’ai pas fait le test, mais a priori Kontact et Evolution savent en tirer parti.

En savoir plus

Article original écrit par Philippe Scoffoni le 18/06/2015. | Lien direct vers cet article

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Odoo est l’éditeur du logiciel de gestion d’entreprise Odoo. Il est courant de rajouter la mention « anciennement OpenERP », car c’est sous ce nom que ce logiciel a acquis sa notoriété. Odoo est un des logiciels phares si ce n’est LE logiciel phare du monde de l’open source en matière de gestion d’entreprise. Il n’est pas le seul sur ce créneau, mais il est désormais « mainstream ».

Il s’adresse plutôt aux PME d’une certaine taille (au moins 40 à 50 salariés et plus), cependant, il est possible de le mettre en œuvre pour une TPE. La barrière réside dans le coût de support et de mise à jour. Il est possible de s’en passer en s’appuyant uniquement sur les compétences du prestataire qui vous le met en place. Sans contrat de support, vous ne pouvez pas bénéficier des outils de mise à jour automatique, il faut alors procéder par export/import de vos données pour monter de version. Fonctionnellement très complet de base et doté d’une bibliothèque conséquente de modules complémentaires, Odoo peut se plier à bien des besoins d’entreprises.

Le projet Odoo connaît actuellement une vague de turbulence. Odoo (l’entreprise) a confirmé le changement de licence du logiciel Odoo pour la prochaine version 9. Actuellement sous licence AGPL v3 (Affero General Public License), l’ERP va passer sous licence LGPLv3 (Lesser General Public License) lors de la sortie de la V9.

Un des experts en Rhône-Alpes de cet outil est Dominique Chabord de la société SISalp membre également du Ploss Rhône-Alpes où nous nous sommes rencontrés. Ce changement de licence n’est pas neutre. J’ai demandé à Dominique de nous éclairer sur le sujet et sur les conséquences, car la situation n’est pas simple à comprendre de l’extérieur.

Philippe : Dominique, peux-tu nous expliquer comment est rendu possible ce changement de licence ?

Dominique : Un mot avant d’aborder la technique du changement de licence pour préciser à nos lecteurs les raisons de ce changement.

L’objectif est de publier deux éditions de Odoo, l’une open-source appelée Odoo_Community et l’autre propriétaire appelée Odoo_Enterprise. Odoo_Enterprise est construite sur la base de Odoo_Community en lui ajoutant des développements propriétaires. La licence d’Odoo actuelle ne permet pas cette évolution et Odoo_SA, a décidé d’adopter la licence LGPL pour l’ensemble de Odoo_Community.

La technique du changement de licence est fastidieuse, mais simple. Il s’agit de retrouver tous les auteurs historiques du logiciel (plusieurs centaines) et de leur demander de signer un contrat de transfert de leurs droits appelé CLA (Contributor License Agreement). Si un auteur refuse de signer ce contrat, il faut réécrire la portion de code concernée. Dans le cas des auteurs qu’on ne retrouve pas, ou de ceux dont on n’a pas gardé la notification dans le code, le problème sera réglé plus tard en cas de contestation.

Quand la version 9 du logiciel Odoo_Community sera publiée, tout son code sera réutilisable pour construire des solutions propriétaires, parmi lesquelles se trouvera Odoo_Entreprise.

Philippe : Que signifie pour les développeurs de modules complémentaires de Odoo ce changement ?

Dominique : Une petite précision : on confond souvent Odoo_Community avec les modules complémentaires d’Odoo issus de la communauté. Odoo_Community n’est pas communautaire, c’est le nom de l’édition open-source de Odoo, pilotée par l’éditeur Odoo_SA.

Les modules complémentaires sont des ajouts destinés à Odoo partagés par leurs auteurs pour collaborer selon les principes du logiciel open-source. Ces modules sont importants, car, outre les adaptations de détail, ce sont des adaptations pour des métiers, des industries ou des localisations comptables.

La version 9 apporte de nouvelles possibilités aux développeurs. Jusqu’à présent, seule la licence libre AGPL était compatible. Dorénavant, les auteurs de modules peuvent créer des modules propriétaires pour Odoo. Ils peuvent aussi créer des modules LGPL qui seront compatibles avec des modules propriétaires.

Cette nouvelle voie doit cependant être relativisée puisqu’actuellement tous les modules complémentaires sont sous licence AGPL et que beaucoup d’auteurs ne voudront pas modifier cette licence, soit pour des raisons techniques, soit du fait de leur engagement en faveur du logiciel open-source. Il s’en suit d’ailleurs une polémique dont je pense intéressant de dire quelques mots.

A priori, la licence AGPL est une protection forte des auteurs contre la réutilisation de leur code dans une application propriétaire. Chacun en déduit donc qu’il n’est pas possible de combiner un produit propriétaire, prenons l’exemple d’Odoo_Entreprise, au hasard, en lui adjoignant des modules communautaires sous licence AGPL.

Mais voilà, dans les débats interminables relatifs aux licences, les interprétations se multiplient et la créativité se déchaîne. J’ai renoncé à comprendre, mais je retiens qu’Odoo_Entreprise sur des modules AGPL, c’est comme le driver NVIDIA dans Linux, ce qui peut faire sourire, et qu’il y aurait des failles dans la licence AGPL qui permettraient d’en contourner l’objectif. Odoo-SA a donc pris le parti de proposer une « interprétation officielle » (sic) de la licence AGPL à leur profit.

Philippe : Et les utilisateurs, les clients, cela change-t-il quelque chose pour eux ?

Dominique : Pour les clients et utilisateurs, l’offre est plus large et probablement plus simple.

Tout d’abord, ce qui est nouveau : Les utilisateurs raisonnablement argentés qui recherchent des solutions généralistes sans se préoccuper de leur aspect open-source vont disposer de plusieurs solutions propriétaires payantes :

• le service Saas d’Odoo
• l’édition Odoo_Enterprise
• des applications propriétaires dérivées d’Odoo_Community pour une industrie ou une localisation et proposées par des sociétés tierces.

Les utilisateurs qui choisissent Odoo parce que c’est un logiciel open-source vont toujours disposer d’Odoo_Community et des modules communautaires. En revanche, il leur faudra trouver une offre d’hébergement différente du Saas d’Odoo et ils ne pourront plus acheter de contrat de support à Odoo-SA pour corriger les bugs et monter de version.

Pour les utilisateurs qui utilisent Odoo parce qu’il est gratuit, il est toujours possible d’utiliser Odoo_Community gratuitement sans service, rien n’est changé pour eux.

Philippe : Dominique, tu étais aux journées internationales Odoo à Louvain. As-tu appris de nouveaux éléments ? Comment est reçu ce changement par la communauté Odoo ?

Dominique : Un mot pour dire que les journées Odoo Experience constituent chaque année un événement très impressionnant pour quelqu’un qui a connu la période où Fabien Pinckaers était seul dans sa cuisine, il y a juste 10 ans. Cette édition était un peu en retrait par rapport aux OpenDays 2014, mais reste une réussite incontestable.

Ensuite, pour répondre à ta question, les informations essentielles avaient très largement fuité au printemps, quant à la nouvelle étape stratégique et aux modalités d’application. Chacun est arrivé en sachant ce qui allait y être annoncé, et venait d’abord échanger son point de vue avec les autres membres de la communauté. Enfin, quand on participe directement à l’évènement, il est plus aisé d’en comprendre le sens.

Côté Partenaires et communauté donc, la plupart venaient chercher des confirmations, mais leur opinion était déjà faite, pour ou contre cette évolution. La colère suscitée par les annonces de l’an dernier a laissé place au fatalisme. Beaucoup étaient aussi venus pour contribuer à l’association OCA (Odoo Community Association) qui les rassemble et protégera leurs activités s’il en est besoin.

Côté Odoo-SA, le mode de communication était plus modeste et plus réaliste que l’an dernier, le produit n’évoluant que de « perfect and easy » à « super-perfect and super-easy ».

Pour ma part, j’ai d’abord été très surpris de ne pas être… surpris. Je venais découvrir la suite de l’histoire et découvrais que seul le premier chapitre est écrit et qu’il pose déjà de nombreuses questions non résolues. Je m’attendais au tourbillon des idées nouvelles, j’en repars avec l’idée, déjà ancienne, qu’il est bien difficile de prédire ce que sera Odoo l’année prochaine, tant la gouvernance de l’écosystème semble être passée en mode manuel et au pilotage à vue.

Philippe : Ces remous ne sont-ils pas de nature à mettre en question ce modèle de logiciel libre porté par une unique entreprise malgré les avantages qu’il procure en terme de moyens de développement ?

Dominique : Je pense au contraire que, s’il réussit dans ses projets actuels, Odoo va démontrer l’efficacité de sa stratégie open-source qui consiste à s’appuyer sur une communauté pour créer un logiciel à même de rivaliser avec les meilleurs logiciels propriétaires.

Sans cette communauté comportant des centaines de contributeurs, le logiciel ne serait pas aussi avancé et il n’aurait pas atteint le niveau de notoriété qui lui permet aujourd’hui d’espérer prendre pied sur ce marché complexe, concurrentiel et international.

Dans ta question, tu utilises les mots « logiciel libre », alors que les valeurs du projet Odoo n’ont jamais été celles du logiciel libre et Odoo s’est toujours situé dans la famille « open-source ». Les licences du logiciel libre ont été employées dans un souci d’efficacité. Les militants de la liberté du logiciel ont d’ailleurs créé leur propre projet depuis bien longtemps.

Merci, Dominique, pour le temps passé à répondre à mes questions !

Pour celles et ceux qui voudraient allez plus loin dans la compréhension de ces événements, je vous renvoie à l’article de Dominique sur le site de Sisalp qui vous fait un historique complet sur la question avec moult liens.

Article original écrit par Philippe Scoffoni le 17/06/2015. | Lien direct vers cet article

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Le projet Kolab fait partie des anciens en matière de groupware. Le projet né en 2002 est une suite intégrant messagerie, agendas et contacts partagés. J’ai personnellement découvert ce projet dans les années 2005. Je cherchais alors une solution capable de remplacer Microsoft Exchange. J’avais été alors séduit par l’approche tout-en-un de Kolab et son architecture basée sur des composants « mainstream » du monde du logiciel libre.

Kolab est en effet construit par assemblage d’un ensemble de composants. La partie « basse » repose sur OpenLDAP pour les services d’annuaires, Postfix pour le transfert des emails et Cyrus IMAP pour le stockage et la mise à disposition des emails. A cela s’ajoute, amavisd, ClamAV pour traquer les virus et SpamAssassin pour le filtrage anti-spam des emails. Un petit schéma vaut parfois plus que de longs discours.

Le projet Kolab a développé autour de ces composants une interface d’administration pour simplifier la configuration. A l’époque où j’ai quitté le projet Kolab, le client web utilisé était Horde. En 2011, il est abandonné au profit du webmail Roundcube. Ce dernier se voit doté d’une extension d’agenda.

Me voici donc presque quatre années plus tard à refaire un point sur ce projet. Première constatation, la création d’une entreprise en Suisse pour soutenir le développement du projet semble avoir boosté le projet. Je suis le premier à critiquer ce modèle de l’entreprise unique portant un projet de logiciel libre, mais je suis le premier également à reconnaître que pour l’instant, aucun autre modèle n’a permis un développement rapide d’une solution libre.

J’ai rapidement consulté la documentation d’installation et notamment celle destinée à Debian, mon système d’exploitation GNU/Linux pour serveur préféré. Au vu de la procédure qui tient en quelques lignes, je n’y résiste pas et me crée une machine virtuelle Debian sur VirtualBox.

Effectivement, quelques lignes de commandes et méga-octets de paquets téléchargés plus loin, l’installation est terminée. Une simplicité extrêmement appréciable. Reste la configuration qui n’est pas dans une messagerie la partie la plus simple. Là encore un script a été prévu pour automatiser la configuration des divers éléments au travers d’une suite de questions.

Je me connecte ensuite à l’interface d’administration pour créer un premier compte utilisateur.

Je bascule ensuite sur le client web et me connecte. C’est je dois bien l’avouer un choc… Je m’attendais à une interface assez similaire à Roundcube or ce n’est absolument pas le cas.

L’interface est très claire, agrémentée de couleurs vives qui vous donnent envie d’utiliser le logiciel. C’est un point essentiel pour « vendre » une application. Si je compare avec l’interface d’un autre groupware comme SOGo que j’utilise actuellement pour ma messagerie professionnel, je dois dire qu’il n’y a pas photo, même si fonctionnellement il y a peu de différences. Je vous laisse juger par cette petite vidéo.

• Installation et mises à jour simples ;
• Des composants éprouvés même si probablement personnalisés ;
• Une interface utilisateur attrayante ;
• Le support de protocoles standards pour les emails (POP, IMAP) et les agendas et contacts (CALDAV et CARDAV) ouvrant l’utilisation à un très grand nombre de logiciels clients pour les postes de travail ou les smartphones et tablettes ;
• Le support d’ActiveSync (pas forcément indispensable, mais utile pour les irréductibles utilisateurs d’Outlook ou de Windows Phone) ;

Pour les moins, les commentaires vous sont ouverts ! J’aurais l’occasion de vous faire un article complémentaire prochainement sur les logiciels qui gravitent autour de Kolab.

Pour savoir

Article original écrit par Philippe Scoffoni le 12/06/2015. | Lien direct vers cet article

Cette création est mise à disposition sous un contrat Creative Commons BY à l'exception des images qui l'illustrent (celles-ci demeurent placées sous leur mention légale d'origine).

Cet article est le fruit de mon expérience en tant que consultant, utilisateur de logiciels libres et prestataire en solutions numériques libres. J’ai porté tour à tour toutes les casquettes, testées, mises en œuvre et utilisé toutes les solutions que je vous propose dans cet article. Il y en aurait d’autres à citer n’en doutons pas, je me suis tenu à celle qui me semble répondre à la majorité des besoins.

Le consultant est un professionnel dont l’activité est principalement basée sur la vente de son temps de cerveau. C’est en général un travailleur nomade qui se rend au plus prés de ses clients. Sa panoplie informatique est donc constituée de composants lui permettant de disposer de toutes les informations nécessaires à son activité à portée de la main. Le consultant n’est pas forcément un informaticien et ce qu’il veut avant tout c’est faire son métier.

Un autre point en préambule à cet article. Si vous êtes convaincu que les solutions en ligne de Microsoft ou Google sont incontournables pour les consultants, ne lisez pas cet article, encore que ces derniers ne couvrent pas tous les besoins décrits ici. Sachez seulement qu’utiliser les logiciels libres est un choix qui au-delà des aspects techniques et pratiques, vous apportera plus de liberté et de maîtrise dans le développement de votre activité. Je vous renvoie à cette petite vidéo dans laquelle j’explique les trois raisons d’utiliser des logiciels libres pour les entreprises.

La bureautique n’est pas traitée dans cet article. Les consultants peuvent tout à fait mener leur activité avec un logiciel comme la suite bureautique libre LibreOffice. Cependant, les interactions documentaires avec les clients étant souvent nombreuses, il sera difficile de faire l’impasse sur l’achat d’une licence de Microsoft Office. Mais si vous pouvez ne livrer que des fichiers PDF à vos clients alors LibreOffice est une option à considérer. Personnellement, il me suffit dans plus de 90 % des cas.

Passons en revue les éléments dont peut avoir besoin un consultant pour son informatique et essayons de constituer une panoplie de solutions à base de logiciels libres.

Le poste de travail

Il s’agit d’un ordinateur portable. Il lui permet lorsqu’il est en intervention chez ses clients d’effectuer son travail. Le système d’exploitation sera la plupart du temps Windows. À cause souvent de la vente liée et surtout parce que le consultant ignore qu’il existe des alternatives. Hélas quand bien même le saurait-il, sans un copain geek, il y a peu de chance qu’il procède à une installation sur son précieux outil de travail. Nous voilà donc dans 90 % des cas avec le système d’exploitation de Microsoft, et pour le reste MacOSX et quelques fous furieux (non sans raison) tels que moi avec une distribution GNU/Linux. Pour un ordinateur portable, je ne me risquerais pas à utiliser autre chose qu’Ubuntu ou une de ses dérivées à l’interface plus habituelle comme XUbuntu. Mais il vous faudra de l’aide probablement pour sauter le pas.

Les solutions dont nous allons parler par la suite fonctionnent toutes sous Windows. Elles fonctionnent également souvent sous MacOSX et GNU/LInux. Ce qui laisse la porte ouverte à une éventuelle future migration du système d’exploitation.

Messagerie

Le deuxième outil indispensable est la messagerie. Le réflexe premier du consultant qui débute est en général d’utiliser l’adresse mail de son fournisseur d’accès ou encore de se créer un compte sur Yahoo Mail, Outlook.com ou encore GMail. Je ne saurais dire a quel point c’est une mauvaise idée. Tout d’abord en terme d’image, ne pas disposer d’une adresse mail sur un nom de domaine propre à son activité est assez négatif. Ensuite cela n’est pas très compliqué. Au pire demandez-moi, je vous vendrais l’heure qui va bien pour tout vous mettre en place .

L’étape suivante consiste à lire ses emails. Pour cela, soit vous utilisez le webmail mis à disposition par votre hébergeur et il y a de grandes chances que ce soit un logiciel libre tel que RoundCube ou un logiciel sur votre poste de travail. Pour moi, il n’y a pas à tergiverser, c’est Thunderbird qu’il vous faut avec son compagnon indispensable l’extension Lightning pour gérer votre agenda. N’hésitez pas à fouiller sur le catalogue des extensions de Mozilla, vous y trouverez sûrement des choses intéressantes pour compléter Thunderbird. S’il vous manque quelque chose, vous pouvez toujours me le demander en commentaire.

Au passage, il est pour moi indispensable d’utiliser le protocole IMAP. C’est ainsi que vous pourrez accéder à vos emails depuis plusieurs postes ou terminaux de façon totalement synchronisée. En effet avec ce protocole, les emails restent stockés sur le serveur de messagerie et sont synchronisés sur votre poste. Veillez par conte à disposer d’un stockage sur le serveur de l’hébergeur conséquent. Il est normal à ce jour de pouvoir disposer de 5 Go de stockage au moins.

Sachez également que vos smartphones et tablettes sont tout à fait capables de se connecter en IMAP à votre messagerie. À vous l’ubiquité des emails !

Agenda

J’ai effleuré le sujet, l’agenda est un autre élément critique de la gestion de son activité. Thunderbird permet de gérer les rendez-vous sur le poste de travail. Hélas, il est contraignant de devoir allumer son portable pour prendre un rendez-vous alors que l’on est entre deux clients ou en train de déjeuner. Il nous faut un outil de synchronisation avec notre smartphone.

Le point est un peu plus délicat à traiter et nécessite la mise en place d’un serveur d’agenda. Il en existe de nombreux dans le monde des logiciels libres. Je vais cependant orienter votre choix vers Owncloud pour une raison que vous découvrirez par la suite. L’utilisation d’Owncloud nécessite son installation sur un serveur connecté à Internet. Cette opération n’est hélas pas à la portée de non-informaticiens. Plusieurs solutions se présentent à vous : utiliser des offres d’installation « 1 clic » de certains hébergeurs qui vous proposent de mettre en place automatiquement ce logiciel sur un hébergement à quelques euros par mois. La capacité de stockage sera évidemment un critère de choix. Si vous voulez être orienté, il suffit de me contacter !

Une fois votre instance Owncloud en ligne, vous serez en mesure de configurer une synchronisation entre votre smartphone ou votre agenda Lightning. Je ne détaille pas ces points, ils sont documentés dans mon guide des Solutions Informatiques libres pour les TPE. Vous pouvez faire l’acquisition de ce chapitre sur le site de l’éditeur ou trouver un tutoriel sur le web, il en existe de très nombreux.

Contacts

Le consultant est un être social. Il a besoin d’être en relation permanente avec son réseau. Pour cela son carnet d’adresses lui est indispensable. Là aussi la question de la synchronisation entre différents terminaux se pose. Encore une fois, Owncloud apporte une solution et remplit la fonction de serveur de contacts. Pour la mise en œuvre, direction mon guide ou le web pour trouver un tutoriel.

Fichiers

Fort des outils précédent, le consultant a besoin de gérer ses fichiers. Ordinairement, il utilise son poste de travail. Mais bien souvent il doit échanger avec ses clients ou partenaires. Lorsqu’il s’agit d’un unique fichier, la messagerie peut faire l’affaire. Dès que le nombre de fichiers augmente, les échanges peuvent devenir ingérables et provoquer une grande perte de temps. C’est pour cela que Owncloud trouve à nouveau sa pertinence.

Grâce à son logiciel de synchronisation, les documents que vous créez sur votre poste sont automatiquement envoyés vers le serveur où ils sont stockés avec la conservation d’un historique. Depuis l’interface web d’Owncloud, il est très simple de créer un lien pour partager un fichier ou un dossier complet. L’accès pour votre interlocuteur pourra se faire en lecture seule voir en modification si vous lui en donnez les droits.

Un autre avantage et pas des moindres est d’automatiser la sauvegarde de vos fichiers. Un souci de moins ! Des applications Owncloud existent pour vos smartphones Android et IOS et vous permettent d’accéder à vos fichiers.

Si l’on ajoute au fait qu’il est possible de rajouter un webmail dans Owncloud, voici une solution particulièrement pertinente pour un consultant et a fortiori pour une société de services spécialisée dans le consulting.

Prise de notes

Je travaille de plus en plus avec des cartes heuristiques pour les prises de notes. Cela permet rapidement de construire une représentation d’une problématique. Plusieurs logiciels libres permettent de répondre à ce besoin. Je citerais tout d’abord Freeplane qui n’est certes pas le plus ergonomique, mais l’un des plus riches fonctionnellement. Si la perte d’accès à certaines fonctions vous semble acceptable au regard de vos besoins en échange d’une ergonomie plus travaillée, dirigez-vous alors vers la version open source de XMind.

Suivi de son activité

Pour facturer, encore faut-il savoir le temps que l’on a consacré à son activité. Pour cela je vous conseille un outil assez simple qui s’utilise sur le poste de travail et permet de suivre et enregistrer, éventuellement avec un chronomètre, le temps passé sur diverses tâches. Il s’agit du logiciel libre TaskCoach. Vous pouvez organiser votre suivi par projets et sous-projet et les rattacher à des catégories afin d’obtenir des statistiques d’activité très précises.

Utilitaires utiles voir indispensables

Je finis avec deux petites applications que je vous conseille d’installer. Il s’agit de Keepass2 qui stocke tous vos mots de passe dans un fichier chiffré et protégé par un unique mot de passe. Un mot de passe pour tous les retenir ! Pour compresser et décompresser des fichiers sans jamais être bloqué, je vous recommande Peazip à l’ergonomie très soignée.

Facturer

Voilà bien l’activité préférée du consultant ! Pour cela, ne cherchez pas midi à quatorze heures, le logiciel Dolibarr qui s’installe aussi bien sur votre poste que sur un hébergement web (pensez à mettre en place le protocole https dans ce cas) est ce qu’il vous faut. Il vous permettra de faire simplement vos devis, factures et avoirs comme de suivre votre trésorerie et les règlements de vos clients.

En complément

Si vous recherchez une solution tout-en-un à base de logiciels libres, vous devriez considérer la solution DotRiver de bureau « cloud » présentée dans cet article.

Article original écrit par Philippe Scoffoni le 08/06/2015. | Lien direct vers cet article

Cette création est mise à disposition sous un contrat Creative Commons BY à l'exception des images qui l'illustrent (celles-ci demeurent placées sous leur mention légale d'origine).