(Cela mériterait sans doute une page sur mon wiki, mais pour le moment je note ça là:)
J'ai différents outils dans mon travail pour gérer l'information, mais rien qui soit vraiment satisfaisant. J'ai longtemps utilisé une mindmap (FreePlane) pour noter tout un tas de choses, mais même si c'est très efficace pour tout noter en détail, ça pose différents problèmes: Consulter par ordre chronologique n'est pas terrible (sauf à tout saisir séquentiellement avec des dates), la recherche n'est vraiment pas pratique et je ne peux pas m'en servir pour prioriser mes tâches.
On a 70 clients à gérer, et je fais malheureusement beaucoup de task-switching entre clients (à l'arrivée d'un ticket, appel, etc.). Quand je dois traiter un point sur un client particulier, c'est difficile de tout se remettre en mémoire: Ce qui est installé chez ce client, les contacts, les projets en cours, les dates de livraisons prévues, l'historique des travaux et interventions chez ce client (y compris, par exemple, un script SQL qu'on aurait lancé pour faire une correction de données en masse). Quand je reçois un mail, il faut que je retrouve rapidement de quel client il s'agit et ce qu'il y a en cours pour ce client.
J'ai fini par trouver quelques chose qui marche: J'ai complètement détourné un Kanban de son usage original (
https://kanboard.org/ en l'occurrence, que j'ai déjà sur mon site depuis un moment. C'est un excellent logiciel, très simple à installer).
Au lieu de faire 1 carte par tâche, je fais 1 carte par client .
- Titre de la carte: Numéro et nom du client
- Dans le descriptif de la carte : Applications installées, contacts (nom/tel/email)
- Dans les sous-tâches, je met les dates de livraison prévues.
- Puis 1 commentaire (daté) pour chaque: compte-rendu de réunion, ticket, intervention... cela me permet d'avoir sous la main tout l'historique pour un client.
- Je peux même joindre des fichiers si je veux.
Il y a des raccourcis clavier. Quand je suis dans la fiche d'un client je presse juste la touche C pour commencer à saisir une note.
Et les colonnes de mon Kaban sont:
- clients
- clients avec projets en cours
- tâches/projets transverse
Comme mes priorités changent beaucoup, il me suffit de glisser-déposer chaque client pour prioriser les travaux entre clients. Je peux ainsi savoir d'un coup d'oeil chez quels clients j'ai des projets en cours, et lesquels sont plus prioritaires.
Kanboard dispose aussi d'un moteur de recherche: Je peux chercher un mot, une expression. Par exemple un nom quand je reçois un coup de fil («Bonjour c'est Monsieur Machin.» --> je retrouve tout de suite le client), ou une référence de ticket. Je verrai à long terme si ça marche, mais dans l'immédiat ça m'aide beaucoup pour le suivi, et surtout ça me facilite le passage d'un client à l'autre quand il faut se remettre en mémoire ce qui est en cours pour un client.
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